PROCEDURE PER L'ESPORTAZIONE

DOCUMENTI GENERICI:

• Advanced Notification of Arrival (Notifica anticipata di arrivo)
• Manifest (Manifesto)
• Customs Import Declaration (Dichiarazione doganale di importazione)
• Commercial Invoice (Fattura commerciale)
• Pro Forma Invoice (Fattura proforma)
• Packing List (Lista di imballaggio)
• Proof of Non-Preferential Origin
• Proof of Preferential Origin
• Air Waybill (Lettera di trasporto aereo)
• Bill of Lading (Polizza di carico)
• Rail Waybill Conforming to Both COTIF and SMGS Agreements (Lettera di trasporto ferroviario conforme agli accordi COTIF e SMGS)
• Waybill (Lettera di trasporto)
• Business Registration Certificate (Certificato di registrazione dell’attività)

DOCUMENTI SPECIFICI:

• Licence to Deal in Alcohol, Alcoholic Beverages and Tobacco Products (Licenza per la vendita di alcolici, bevande alcoliche e prodotti del tabacco)
• Declaration of Conformity of the Eurasian Economic Union (Dichiarazione di conformità dell’Unione economica euroasiatica)
• Free Sale Certificate (Certificato di libera vendita)
• Official Note to the Customs Import Declaration (Nota ufficiale alla dichiarazione doganale di importazione)
• Conclusion on Alcohol Content (Conclusione sul contenuto alcolico)

DOCUMENTI GENERICI:

Advanced Notification of Arrival (Notifica anticipata di arrivo)

L’Advanced Notification of Arrival (in russo Predvaritel'naya informatsiya o tovarakh i transportnykh sredstvakh) è un documento con cui le autorità vengono informate anticipatamente dell’arrivo di un mezzo di trasporto, fornendo un riepilogo delle sue caratteristiche generali. Nel caso di merci trasportate via aerea o marittima, questo documento costituisce un prerequisito necessario per la compilazione del Manifesto di carico. La sua presentazione è obbligatoria per la sorveglianza doganale.

L’autorità competente è il Federal Customs Service (FCS), con sede a Mosca (ulitsa Novozavodskaya 11/5, RU-121087.

Non esiste un modello cartaceo specifico obbligatorio. La notifica deve essere compilata in lingua russa dall’operatore economico autorizzato (AEO), dal vettore o dall’agente doganale e trasmessa elettronicamente tramite il sistema informativo russo ED-2 oppure attraverso i canali di comunicazione dedicati.

I termini di trasmissione variano in base al mezzo di trasporto: per aeromobili o veicoli terrestri la notifica deve essere inviata almeno due ore prima dell’arrivo, mentre per le navi il documento deve essere trasmesso almeno sei ore prima dell’arrivo stimato al primo porto di entrata in un Paese membro dell’Unione Economica Eurasiatica (EAEU). Se il tempo di transito della nave è inferiore a sei ore, le informazioni preliminari devono essere fornite prima della partenza dal porto di origine.

Manifest (Manifesto)

Il Manifest (in russo Gruzovoy ili frakhtovyy manifest / Deklaratsiya ili manifest sudovogo gruza) è il documento con cui le autorità vengono informate dell’arrivo di una nave o di un aeromobile, includendo un riepilogo delle merci caricate a bordo. La sua presentazione è obbligatoria, indipendentemente dallo scopo del viaggio, e costituisce un prerequisito necessario per la compilazione della Dichiarazione doganale di importazione. Il Manifest è richiesto sia per lo sdoganamento, sia per la sorveglianza portuale o aeroportuale.

Non esiste un modello cartaceo obbligatorio: le informazioni contenute negli esempi di Manifest per trasporto aereo o marittimo devono essere inserite nel sistema digitale dedicato alla trasmissione dei dati o nel sistema elettronico russo ED-2, gestito dal Federal Customs Service (FCS) tramite la Central Information and Technical Customs Administration (Tsentral'noe informatsionno-tekhnicheskoe tamožennoe upravlenie), con sede a Mosca (ulitsa Novozavodskaya 11/5, RU-121087, telefono: +7 495 7401404, fax: +7 495 7401528).

Il documento deve essere inviato elettronicamente, tramite i canali di comunicazione designati o attraverso il sistema ED-2. Per utilizzare quest’ultimo è necessario essere registrati come utente del sistema. Il Manifest deve essere presentato entro 24 ore dall’arrivo della nave o dell’aeromobile.

Customs Import Declaration (Dichiarazione doganale di importazione)

La Customs Import Declaration (in russo Deklaratsiya na tovary) è il modulo ufficiale richiesto per lo sdoganamento delle merci. Contiene generalmente tutte le informazioni necessarie per la determinazione del valore imponibile di una spedizione. In casi eccezionali può essere richiesta una Dichiarazione del Valore Imponibile separata.

L’autorità competente è il Federal Customs Service (FCS), con sede a Mosca (ulitsa Novozavodskaya 11/5, RU-121087, telefoni: +7 499 4497771, 4497675, fax: +7 495 9139390, 499 4497300, sito web: customs.gov.ru).

La dichiarazione deve essere compilata in lingua russa dall’importatore o dal suo agente e trasmessa elettronicamente tramite il sistema informativo russo ED-2 o attraverso i canali di comunicazione dedicati.

Dopo l’arrivo delle merci, l’importatore deve informare l’autorità doganale competente e selezionare la procedura doganale appropriata. Per la procedura di magazzinaggio temporaneo, la dichiarazione deve essere presentata e i diritti doganali versati entro 60 giorni. Per il rilascio per uso nazionale, la dichiarazione deve essere presentata entro tre ore dall’importazione, e la pratica sarà elaborata entro un giorno dal ricevimento da parte delle autorità doganali.

Per ciascuna dichiarazione, il FCS applica una tariffa doganale, riscossa insieme a tutti gli altri dazi e imposte. L’importo delle tariffe può variare in base al valore complessivo delle merci ed è regolato dall’Ordine del Governo della Federazione Russa del 26 marzo 2020 e successive modifiche.

Commercial Invoice (Fattura commerciale)

La Commercial Invoice (in russo Sčёt-faktura) è il documento che riporta in dettaglio le informazioni relative a una transazione commerciale ed è indispensabile per le procedure di sdoganamento delle merci.

Non esiste un modello cartaceo obbligatorio. La fattura può essere redatta in qualsiasi lingua; tuttavia, si raccomanda di fornire una traduzione in russo, poiché è necessaria per le operazioni doganali.

La Commercial Invoice deve essere presentata elettronicamente tramite il sistema informativo russo ED-2. Per poter utilizzare il sistema, è necessario essere registrati come utente ED-2.

Pro Forma Invoice (Fattura proforma)

La Pro Forma Invoice (in russo Sčёt-proforma) è un documento che anticipa i dettagli di una transazione commerciale, emesso prima della redazione della Commercial Invoice definitiva. Può essere richiesto dall’importatore o dalle autorità competenti del Paese di destinazione ed è particolarmente necessario per le consegne a titolo gratuito.

Non esiste un modello cartaceo obbligatorio. La Pro Forma Invoice contiene generalmente le stesse informazioni della fattura commerciale finale, ma in forma più sintetica. Alcuni dettagli che diventano disponibili solo durante la spedizione o dopo il completamento di specifiche procedure saranno inclusi nella Commercial Invoice. Nel caso di consegne gratuite, la Pro Forma Invoice deve indicare i prezzi unitari, l’importo totale e la dicitura: “Only for customs clearance”.

La presentazione avviene elettronicamente tramite il sistema russo ED-2. Per poter utilizzare il sistema, è necessario essere registrati come utente ED-2.

Packing List (Lista di imballaggio)

La Packing List è un documento che riporta in dettaglio il contenuto di una spedizione e costituisce una base importante per il trattamento doganale delle merci. Può essere richiesta per lo sdoganamento; se la Commercial Invoice contiene già tutte le informazioni normalmente presenti in una Packing List, non è necessario allegarne una separata. Nella pratica, tuttavia, può risultare vantaggioso includere sempre una Packing List con ogni spedizione, per evitare ritardi nelle procedure doganali.

Non esiste un modello cartaceo obbligatorio. La Packing List deve essere preparata dall’esportatore, generalmente in inglese, secondo le prassi commerciali standard, includendo informazioni quali il contenuto dei colli, la descrizione delle merci, contrassegni e numeri dei pacchi. In alcuni casi le autorità doganali possono richiedere anche una traduzione in russo.

La presentazione avviene elettronicamente tramite il sistema russo ED-2. Per poter utilizzare il sistema, è necessario essere registrati come utente ED-2.

Air Waybill (Lettera di trasporto aereo)

L’Air Waybill (in russo Aviagruzovaya nakladnaya) è il documento che accompagna il trasporto internazionale di merci per via aerea e costituisce la prova del contratto di trasporto tra il mittente e la compagnia aerea. La sua presentazione è obbligatoria per lo sdoganamento delle merci.

Il documento viene emesso dal vettore o dal suo agente. Non esiste un modello cartaceo vincolante, a condizione che il documento rispetti le convenzioni internazionali applicabili per forma e contenuto, il che ha portato a una diffusa standardizzazione dei moduli utilizzati. Generalmente l’Air Waybill è redatta in inglese.

La presentazione avviene elettronicamente tramite il sistema russo ED-2. Per poter utilizzare il sistema, è necessario essere registrati come utente ED-2.

Nella prassi commerciale, l’Air Waybill è composta da più moduli: tre di questi sono originali — il primo (verde) rimane al vettore, il secondo (rosso) è destinato al destinatario e il terzo (blu) al mittente. Il quarto modulo (copia), solitamente giallo, funge da ricevuta di consegna, mentre ulteriori copie, generalmente bianche, possono essere richieste negli aeroporti di partenza e di arrivo o da eventuali altri vettori o agenti coinvolti.

Un’unica Air Waybill può essere utilizzata anche per spedizioni che prevedono più trasbordi successivi.

Bill of Lading (Polizza di carico)

Il Bill of Lading (in russo Konosament) è il documento che accompagna il trasporto internazionale di merci via mare. Serve come prova dell’avvenuta presa in consegna della merce da parte del vettore e costituisce un contratto di trasporto che obbliga il vettore a consegnare le merci al destinatario indicato. Inoltre, il Bill of Lading è un titolo rappresentativo di merce, per cui chi lo detiene è considerato il proprietario delle merci. Qualora le merci siano spedite senza titolo di proprietà, viene utilizzata una Sea Waybill.

Il documento è emesso dal vettore o dal suo agente e può essere redatto come clean o unclean Bill of Lading. Non esiste un modello cartaceo obbligatorio, purché rispetti le convenzioni internazionali applicabili, il che nella pratica comporta una standardizzazione diffusa dei formulari. Di norma il Bill of Lading è redatto in inglese.

La presentazione avviene elettronicamente tramite il sistema russo ED-2. Per poter utilizzare il sistema, è necessario essere registrati come utente ED-2.

Nella prassi commerciale, vengono generalmente emessi tre set completi di Bill of Lading, ciascuno contenente un originale e diverse copie. Il clean Bill of Lading attesta che le merci sono state ricevute in buono stato e senza difetti apparenti, mentre l’unclean Bill of Lading segnala danni o condizioni non idonee delle merci (goods in bad order). L’emissione di un Bill of Lading non pulito può comportare il rifiuto da parte della banca finanziatrice di accettare i documenti presentati dallo spedizioniere.

Rail Waybill Conforming to Both COTIF and SMGS Agreements (Lettera di trasporto ferroviario conforme agli accordi COTIF e SMGS)

La Rail Waybill Conforming to Both COTIF and SMGS Agreements (in russo Železnodorožnaya nakladnaya) è il documento che accompagna il trasporto internazionale di merci via ferrovia. Dal 1° settembre 2006, sia la Convenzione sul Trasporto Internazionale Ferroviario (COTIF) sia l’Organizzazione per la Cooperazione tra Ferrovie (OSJD) utilizzano un unico modulo di lettera di vettura ferroviaria. La sua presentazione è obbligatoria per lo sdoganamento delle merci.

Il documento è emesso dal vettore o dal suo agente. La nuova lettera di vettura è basata sul United Nations Layout Key per i documenti commerciali e include tutti i dati richiesti sia dalle Uniform Rules concerning the Contract for International Carriage of Goods by Rail (CIM) della convenzione COTIF, sia dall’Agreement concerning International Freight Traffic by Rail (SMGS) dell’OSJD. La struttura formale deve essere rispettata il più possibile. Le copie stampate devono rispecchiare l’originale o essere in carattere nero; il tipo di carta richiesto non è specificato dalla convenzione.

La presentazione avviene elettronicamente tramite il sistema russo ED-2. Per poter utilizzare il sistema, è necessario essere registrati come utente ED-2.

Nella prassi commerciale, la lettera di vettura ferroviaria viene emessa in sei copie:

1. L’originale accompagna le merci;
2. La seconda copia funge da fattura di trasporto, la cui duplicazione è inclusa nella sesta copia;
3. La terza copia, duplicato della lettera di vettura, rimane al mittente e gli consente di avere controllo sulle merci durante il trasporto;
4. La quarta copia, nota di consegna, consente al destinatario di ritirare le merci;
5. La quinta copia, nota di arrivo, è destinata alle autorità doganali;
6. La sesta copia contiene il duplicato della fattura di trasporto.

Poiché le due convenzioni precedenti utilizzavano una diversa disposizione delle informazioni, nella nuova lettera di vettura unificata la terza e la quinta copia seguono l’ordine della lettera SMGS. In una lettera CIM, queste due pagine appaiono invertite.

Le descrizioni dei campi sulla lettera di vettura possono essere redatte in russo, oppure in inglese, francese o tedesco. La lingua utilizzata dipende dallo scopo delle informazioni e dagli utenti del documento.

Waybill (Lettera di trasporto)

Il Waybill (in russo Tovarno-transportnaya nakladnaya o avtodorožnaya nakladnaya) è il documento che accompagna il trasporto internazionale di merci su strada. La sua presentazione è obbligatoria per lo sdoganamento delle merci.

Il documento è redatto dal vettore o dal suo agente. Non esiste un modello cartaceo obbligatorio, a condizione che rispetti le convenzioni internazionali applicabili per forma e contenuto, il che nella pratica ha portato a una diffusa standardizzazione dei moduli. Per il trasporto su strada si applica la Convenzione sul Contratto di Trasporto Internazionale di Merci su Strada (CMR), che regola tutti i contratti di trasporto a pagamento tra due Paesi diversi, di cui almeno uno membro della convenzione. Tutti gli Stati membri dell’UE sono parte della CMR.

Di norma, il Waybill è emesso in forma bilingue o multilingue. È consigliabile utilizzare una versione contenente tutte le informazioni rilevanti in inglese, oppure allegare una traduzione in inglese.

Il documento può essere presentato elettronicamente come e-CMR oppure tramite il sistema russo ED-2. Per quest’ultimo è necessaria una registrazione come utente ED-2.

Nella prassi commerciale, il Waybill viene emesso in quattro copie:

1. L’originale è destinato al mittente, permettendogli di avere controllo sulle merci durante il trasporto;
2. La seconda copia rimane al mittente;
3. La terza copia accompagna le merci e viene consegnata al destinatario;
4. La quarta copia rimane in possesso del vettore.

Generalmente, un singolo Waybill copre le merci caricate su ciascun veicolo.

Business Registration Certificate (Certificato di registrazione dell’attività)

Il Business Registration Certificate (in russo Svidetel'stvo o gosudarstvennoy registratsii yuridičeskogo litsa) è il documento che certifica l’iscrizione di un’azienda intenzionata a svolgere attività commerciali in Russia presso il Registro Unico Statale delle Persone Giuridiche. Oltre a costituire un requisito per varie procedure amministrative, il rilascio del certificato comporta anche la registrazione fiscale dell’impresa. La sua presentazione è necessaria sia per l’avvio di un’impresa, sia per l’accesso al mercato.

La richiesta deve essere presentata dal rappresentante dell’azienda presso l’ufficio locale del Federal Tax Service (FNS) competente per la sede legale dell’impresa. L’ufficio centrale del FNS è contattabile al seguente indirizzo: ulitsa Neglinnaya 23, RU-127381 Mosca, telefono: +7 495 9130009, 9130321, fax: +7 495 9130005, 9130006.

La domanda deve essere compilata in lingua russa. Le pagine da completare variano in base al tipo di richiesta (ad esempio, per la registrazione di soggetti stranieri). La presentazione può avvenire sia in originale cartaceo, sia elettronicamente tramite il software messo a disposizione dal Federal Tax Service.

Il tempo massimo di elaborazione è di tre giorni lavorativi. La procedura comporta il pagamento di una tassa di 4.000 RUB. Il certificato di registrazione ha validità illimitata, a condizione che tutti i dati forniti nella domanda rimangano invariati.

 

DOCUMENTI SPECIFICI: Licence to Deal in Alcohol, Alcoholic Beverages and Tobacco Products (Licenza per la vendita di alcolici, bevande alcoliche e prodotti del tabacco)

La Licence to Deal in Alcohol, Alcoholic Beverages and Tobacco Products (in russo Litsenziya na zakupku, hraneniye i postavku alkogolnoy produktsii, takzhe tabachnoy produktsii, nikotinsoderzhashchey produktsii i syr'ya dlya ikh proizvodstva) è il documento che attesta l’autorizzazione del titolare a trattare i seguenti prodotti:

• alcol;
• bevande alcoliche;
• prodotti contenenti nicotina, inclusi liquidi privi di nicotina;
• prodotti del tabacco;
• materie prime destinate alla produzione di tali prodotti.

Il documento autorizza inoltre l’importazione di prodotti contenenti nicotina e prodotti del tabacco destinati al regime doganale di commercio esente da dazi. Per il commercio al dettaglio di alcol e bevande alcoliche è richiesta una licenza separata. La sua presentazione è necessaria per l’accesso al mercato.

La richiesta deve essere presentata dal commerciante presso l’ufficio locale del Federal Service for the Control of the Alcohol and Tobacco Markets (Rosalkogoltabakkontrol). L’ufficio centrale è contattabile all’indirizzo: Miusskaya ploshchad’ 3, building 4, RU-125993 Mosca, telefono: +7 495 5870333, fax: +7 495 5870330.

Non esiste un modulo obbligatorio: la domanda deve essere redatta sotto forma di lettera di richiesta in lingua russa. In alternativa, i richiedenti registrati possono inviare i dati richiesti tramite il Portale Unificato dei Servizi Statali e Municipali (www.gosuslugi.ru).

I tempi di elaborazione variano in base al tipo di prodotto e all’attività richiesta. La tassa di gestione può oscillare tra 45.000 RUB e 9.500.000 RUB, a seconda dei prodotti. Il periodo di validità della licenza varia da uno a cinque anni, mentre per la produzione, conservazione e acquisto di vini (compresi i vini spumanti) può arrivare fino a 15 anni.

Declaration of Conformity of the Eurasian Economic Union (Dichiarazione di conformità dell’Unione economica euroasiatica)

La Declaration of Conformity (in russo Deklaratsiya sootvetstviya Evraziyskogo Ekonomicheskogo Soyuza) è il documento con cui l’importatore dichiara che i prodotti importati rispettano le norme e i regolamenti tecnici (TR) riconosciuti nel territorio doganale dell’Unione Economica Eurasiatica (EAEU). La sua presentazione è richiesta sia per lo sdoganamento, sia per l’accesso al mercato.

La dichiarazione è preparata dall’importatore come autodichiarazione e successivamente deve essere registrata presso un ente debitamente accreditato. L’autorità di gestione è il Federal Agency for Technical Regulation and Metrology (Rosstandart), con sede a Mosca, Presnenskaya naberezhnaya, building 10/2, telefono: +7 495 5475151, fax: +7 495 5475160, sito web: rst.gov.ru. L’elenco degli enti accreditati può essere richiesto direttamente a Rosstandart oppure presso il Federal Service for Accreditation (Rosakkreditatsiya), Vavilova 7, Mosca, telefono: +7 495 5392670, fax: +7 495 5392680.

La dichiarazione deve essere redatta in lingua russa secondo il modulo unificato previsto dalla normativa. Solo una persona giuridica registrata in Russia può presentare la dichiarazione.

Il documento può essere presentato in originale o elettronicamente via e-mail. In alternativa, i richiedenti registrati possono trasmettere i dati tramite il Portale Unificato dei Servizi Statali e Municipali (www.gosuslugi.ru).

Il tempo di registrazione della dichiarazione è di cinque giorni. La tassa di gestione varia a seconda della società di ispezione e del tipo di prodotto. È previsto inoltre un servizio aggiuntivo di 1.500 RUB per la registrazione iniziale, a carico dell’importatore o dell’ente di certificazione che registra la dichiarazione presso il Federal Service for Accreditation.

Il periodo di validità della dichiarazione è di dieci anni, salvo diversa indicazione nei regolamenti tecnici applicabili.

Free Sale Certificate (Certificato di libera vendita)

Il Free Sale Certificate (in russo Sertifikat svobodnoy prodaži) è un documento che attesta che le merci in questione sono liberamente vendute nel Paese di esportazione. Può essere richiesto sia per lo sdoganamento, sia per l’accesso al mercato e rappresenta spesso un requisito preliminare per la registrazione di prodotti medicinali e affini, come i prodotti sanitari.

In generale, il certificato è rilasciato da un’autorità competente o da un’altra istituzione riconosciuta nel Paese di esportazione, ad esempio la Camera di Commercio.

Il Free Sale Certificate può essere redatto in qualsiasi lingua; tuttavia, si raccomanda una traduzione in russo per agevolare le procedure doganali e amministrative.

Il certificato deve contenere almeno le seguenti informazioni:

• Nome e indirizzo del produttore;
• Nome e caratteristiche del prodotto, comprese, ad esempio, concentrazione, nome e quantità dei principi attivi;
• Luogo e data di rilascio;
• Firma e timbro dell’autorità o dell’istituzione emittente.

Official Note to the Customs Import Declaration (Nota ufficiale alla dichiarazione doganale di importazione)

La Note to be Enclosed with the Customs Import Declaration (in russo Spravka, prilagaemaya k gruzovoy tamožnennoy deklaracii) è un documento con cui l’importatore notifica le autorità doganali sull’importazione di alcol etilico, bevande alcoliche e prodotti contenenti alcol o tabacco. Il documento deve essere allegato alla Customs Import Declaration. La sua presentazione è richiesta sia per lo sdoganamento, sia per l’accesso al mercato.

La nota deve essere presentata presso l’ufficio doganale competente. Per informazioni, è possibile contattare il Federal Customs Service (FCS) al seguente indirizzo: ulitsa Novozavodskaya 11/5, RU-121087 Mosca.

Il documento deve essere compilato in lingua russa e presentato in un’unica copia. I tempi di elaborazione possono variare a seconda della procedura. Non è previsto alcun onere di pagamento per il rilascio della nota.

La validità del documento è limitata a una singola importazione.

Conclusion on Alcohol Content (Conclusione sul contenuto alcolico)

Il Certificate of Alcoholic Strength (in russo Zaklyučenie ili protokol o spirtosoderžanii) è il documento che riporta le informazioni relative alla gradazione alcolica di alcol etilico, bevande alcoliche e prodotti contenenti alcol destinati all’importazione. La sua presentazione è necessaria per lo sdoganamento.

Il certificato può essere richiesto dall’importatore, dall’esportatore o dal produttore presso un laboratorio accreditato nella Federazione Russa. L’elenco dei laboratori accreditati può essere ottenuto presso l’ufficio centrale del Federal Service for the Control of the Alcohol and Tobacco Markets (Rosalkogoltabakkontrol), Miusskaya ploshchad’ 3, building 4, Mosca, telefono: +7 495 5870333, fax: +7 495 5870330.

Non esiste un modulo standard obbligatorio. Il formato della richiesta può variare in base alla tipologia di servizi richiesti presso il laboratorio prescelto.

Il documento deve essere presentato in unica copia oppure elettronicamente via e-mail o tramite un’interfaccia di applicazione disponibile presso il laboratorio.

I tempi di elaborazione sono generalmente fino a due settimane, ma possono variare a seconda del laboratorio. Anche la tassa di servizio dipende dall’istituto incaricato e dall’entità delle analisi richieste.

La validità del certificato è limitata a una singola importazione.