PROCEDURE PER L'ESPORTAZIONE
DOCUMENTI GENERICI:
- Manifest for Aircraft (Manifesto per aeromobili)
- Manifest for Vessels (Manifesto per navi)
- Customs Import Declaration (Dichiarazione doganale di importazione)
- Declaration of Dutiable Value (Dichiarazione del valore imponibile)
- Commercial Invoice (Fattura commerciale)
- Packing List (Lista di imballaggio)
- Air Waybill (Lettera di trasporto aereo)
- Bill of Lading (Polizza di carico)
- Insurance Certificate (Certificato di assicurazione)
- Rail Waybill Conforming to both COTIF and SMGS Agreements (Lettera di trasporto ferroviario conforme agli accordi COTIF e SMGS)
- Proof of preferential origin / origin documentation (Prova di origine preferenziale / documentazione di origine)
DOCUMENTI SPECIFICI:
- Product Declaration for Foodstuffs (Dichiarazione di conformità dei prodotti alimentari)
- Import Licence for Alcoholic Beverages (Licenza di importazione per le bevande alcoliche)
- State Quality Inspection of Imported Goods (Controllo di qualità statale delle merci importati)
- Free Sale Certificate (Certificato di libera vendita)
- Certificate of Good Manufacturing Practice (Certificato di buone pratiche di fabbricazione)
- Declaration of Conformity (Dichiarazione di conformità)
DOCUMENTI GENERICI:
Manifest for Aircraft (Manifesto per aeromobili)
Il Manifesto per Aeromobili è un documento ufficiale che notifica alle autorità l’arrivo di un aeromobile e riassume le merci a bordo. La sua presentazione è obbligatoria e non dipende dallo scopo specifico dell’arrivo dell’aeromobile.
Il manifesto è necessario sia per le procedure doganali sia per la sorveglianza aeroportuale, e costituisce inoltre un prerequisito per la presentazione della Dichiarazione di Importazione doganale.
Il documento deve essere presentato in anticipo dall’spedizioniere aereo o dal suo agente, in lingua inglese o vietnamita. È attualmente in fase di implementazione un sistema per la presentazione elettronica dei manifesti.
In linea generale, il Manifesto per Aeromobili deve essere trasmesso almeno 24 ore prima dell’orario previsto di arrivo del volo. Per i voli non programmati, il documento deve essere presentato almeno un’ora prima dell’arrivo.
Manifest for Vessels (Manifesto per navi)
Il Manifesto per Navi è un documento ufficiale che notifica alle autorità l’arrivo di una nave e riepiloga le merci imbarcate. La sua presentazione è obbligatoria e non dipende dallo scopo specifico dell’arrivo della nave.
Il manifesto è necessario per le procedure doganali e per la sorveglianza portuale, e costituisce inoltre un prerequisito per la presentazione della Dichiarazione di Importazione doganale.
Il documento deve essere presentato in anticipo dallo spedizioniere marittimo o dal suo agente, in lingua inglese o vietnamita. Attualmente è in fase di implementazione un sistema per la presentazione elettronica dei manifesti.
In linea generale, il Manifesto per Navi deve essere trasmesso almeno otto ore prima dell’orario previsto di arrivo della nave. Tuttavia, in casi particolari — ad esempio per navi che arrivano in Vietnam per la prima volta— il manifesto deve essere presentato almeno 24 ore prima dell’arrivo.
Documenti da allegare al manifesto:
- i documenti di trasporto corrispondenti
- la traduzione del Manifesto per Navi, se applicabile
Customs Import Declaration (Dichiarazione doganale di importazione)
La Dichiarazione Doganale di Importazione è il modulo ufficiale richiesto per lo sdoganamento delle merci. Oltre a contenere i dati necessari alla registrazione doganale, include tutte le informazioni utili alla determinazione del valore imponibile della spedizione.
La dichiarazione deve essere presentata presso l’ufficio doganale di entrata ed è compilata direttamente dall’importatore, esclusivamente in lingua vietnamita.
Il documento va trasmesso in duplice copia entro 30 giorni dall’arrivo della merce, oppure in anticipo, in formato cartaceo o elettronico, tramite il sistema informatico doganale vietnamita VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System/Vietnam Customs Information System). Per l’invio elettronico è necessario procedere a una registrazione preventiva: a tal fine occorre fare riferimento al documento E-Customs Registration. Inoltre, la firma digitale deve essere validata da un’agenzia accreditata da Vietnam Customs.
La dichiarazione, una volta presentata, ha validità di quindici giorni.
Declaration of Dutiable Value (Dichiarazione del valore imponibile)
La Dichiarazione del Valore Imponibile è il documento che raccoglie tutte le informazioni necessarie alla determinazione del valore imponibile di una spedizione.
Tale dichiarazione è richiesta per lo sdoganamento delle merci soggette a valutazione sulla base del loro valore di transazione. Sono escluse da quest’obbligo le merci importate senza contratto di vendita, quelle ammesse a esenzione da dazi o imposte, le merci importate ai fini di riesportazione e le materie prime destinate alla produzione per l’esportazione.
La compilazione spetta all’importatore, in lingua vietnamita.
Il documento deve essere presentato in duplice copia e allegato alla versione cartacea della Dichiarazione Doganale di Importazione, oppure trasmesso in formato elettronico tramite il sistema doganale VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System / Vietnam Customs Information System). Per la trasmissione elettronica è richiesta una registrazione preventiva, come indicato nel documento E-Customs Registration. Inoltre, la firma digitale deve essere autenticata da un’agenzia riconosciuta dalla Dogana del Vietnam per tale finalità.
Commercial Invoice (Fattura commerciale)
La Fattura Commerciale è il documento che riporta i dettagli della transazione commerciale e costituisce un requisito indispensabile per le procedure di sdoganamento.
Non è previsto un modello standard obbligatorio, tuttavia la fattura deve essere redatta in lingua inglese.
Il documento va presentato alle autorità doganali vietnamite in originale oppure in formato elettronico tramite il sistema informatico doganale VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System / Vietnam Customs Information System). Per la trasmissione elettronica è necessaria una registrazione preventiva, come indicato nel documento E-Customs Registration. Inoltre, la firma digitale deve essere convalidata da un’agenzia autorizzata dalla Dogana del Vietnam.
Oltre alla versione destinata alle dogane, possono essere richieste ulteriori copie della fattura, ad esempio a fini documentali da parte del vettore o dell’importatore.
Packing List (Lista di imballaggio)
Documento che riporta in dettaglio il contenuto della spedizione e costituisce un riferimento per il trattamento doganale delle merci.
Può essere richiesta per lo sdoganamento soprattutto quando la spedizione comprende merci appartenenti a diverse categorie o quando i beni sono imballati in modo eterogeneo. Qualora la Fattura Commerciale contenga già tutte le informazioni normalmente riportate in una Packing List, la redazione di un documento separato non è necessaria.
Non è previsto un modello standard obbligatorio. La Packing List deve essere preparata dall’esportatore, in inglese o in vietnamita, secondo la prassi commerciale abituale. Deve includere, in particolare, i dettagli relativi al contenuto dei colli e la descrizione delle merci.
Il documento può essere presentato in forma cartacea oppure in formato elettronico tramite il sistema doganale VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System / Vietnam Customs Information System). In caso di invio elettronico è richiesta una registrazione preventiva, come descritto nel documento E-Customs Registration. Inoltre, la firma digitale deve essere autenticata da un ente autorizzato dalla Dogana del Vietnam.
Air Waybill (Lettera di trasporto aere
Documento che attesta i dettagli del trasporto internazionale di merci per via aerea e rappresenta la prova del contratto di trasporto stipulato tra il mittente e il vettore.
Si tratta di un documento necessario ai fini dello sdoganamento, la cui predisposizione compete al vettore aereo o a un suo agente autorizzato.
Non esiste un modello vincolante in senso stretto, purché la lettera di vettura sia conforme alle convenzioni internazionali applicabili sia nella forma sia nel contenuto. Tale esigenza di conformità ha di fatto condotto, nella prassi, a una diffusa standardizzazione dei moduli utilizzati.
Di norma, l’AWB è redatta in lingua inglese e si compone di un insieme di esemplari:
- tre originali: il primo (generalmente verde) è trattenuto dal vettore; il secondo (rosso) è destinato al destinatario; il terzo (blu) rimane al mittente;
- copie supplementari: la quarta copia (gialla) funge da ricevuta di consegna; ulteriori copie (di solito bianche) possono essere richieste negli aeroporti di partenza e di destinazione o, in alcuni casi, da altri vettori o agenti di trasporto coinvolti nella catena logistica. Le autorità doganali vietnamite esigono la presentazione di almeno una copia dell’originale.
Un’unica Lettera di Vettura Aerea può valere anche per spedizioni che prevedano più trasbordi successivi.
Bill of Lading (Polizza di carico)
Documento che riporta i dettagli relativi al trasporto internazionale di merci via mare. Essa svolge tre funzioni fondamentali:
- costituisce prova dell’avvenuta presa in consegna della merce da parte del vettore;
- rappresenta il contratto di trasporto, vincolando il vettore alla consegna della merce al destinatario designato;
- ha natura di titolo rappresentativo di merce (document of title to goods), conferendo al legittimo possessore il diritto di disporre della merce stessa.
Nel caso in cui la spedizione marittima avvenga senza titolo rappresentativo, viene emessa una Sea Waybill, che non trasferisce la titolarità ma funge esclusivamente da ricevuta e da prova del contratto di trasporto.
La Polizza di Carico è un documento necessario per lo sdoganamento e deve essere predisposta dal vettore marittimo o da un suo agente. Essa può essere rilasciata in due forme:
- Polizza “clean” (pulita), quando la merce risulta ricevuta in apparente buono stato e condizione;
- Polizza “unclean” (sporca), quando la merce risulta danneggiata o in cattive condizioni (goods in bad order – g.b.o.). In quest’ultimo caso, le banche che finanziano l’operazione possono rifiutare l’accettazione dei documenti presentati dal mittente.
Non esiste un modello obbligatorio, purché la polizza sia conforme alle convenzioni internazionali applicabili, sia per forma che per contenuto. La prassi commerciale, tuttavia, ha determinato un’ampia standardizzazione dei moduli utilizzati.
La Polizza di Carico è generalmente redatta in lingua inglese. Normalmente vengono emessi tre set completi, ciascuno contenente un originale e più copie. Le autorità doganali vietnamite richiedono almeno una copia dell’originale per le operazioni di importazione.
Insurance Certificate (Certificato di assicurazione)
Il Certificato di Assicurazione costituisce il documento che attesta l’avvenuta stipula di un contratto di assicurazione relativo alle merci oggetto di spedizione. Esso svolge la funzione di prova documentale dell’esistenza della copertura assicurativa e, in tale veste, può essere richiesto nell’ambito delle procedure di sdoganamento doganale.
La sua predisposizione compete alla compagnia assicurativa designata dall’esportatore o dall’importatore, a seconda di quanto stabilito nei termini contrattuali della transazione commerciale (es. Incoterms).
Non è previsto un modello obbligatorio, purché il documento riporti in modo chiaro gli estremi essenziali del contratto di assicurazione (soggetti, oggetto, valore assicurato, rischi coperti).
Il certificato deve essere presentato in originale, salvo diversa disposizione delle autorità doganali o delle controparti contrattuali coinvolte.
Rail Waybill Conforming to both COTIF and SMGS Agreements (Lettera di trasporto ferroviario conforme agli accordi COTIF e SMGS)
Documento che disciplina e prova il contratto di trasporto delle merci per ferrovia in ambito transfrontaliero. A partire dal 1° settembre 2006, in attuazione della Convenzione relativa ai trasporti internazionali ferroviari (COTIF) e dell’Accordo sul traffico internazionale delle merci per ferrovia (SMGS) adottato dall’Organizzazione per la Cooperazione tra le Ferrovie (OSJD), è stato introdotto un modello unificato di lettera di vettura, conforme anche al Layout Key delle Nazioni Unite per i documenti commerciali.
Il documento è obbligatorio ai fini doganali e deve essere predisposto dal vettore ferroviario o da un suo agente, in conformità alle Regole Uniformi sul contratto di trasporto internazionale ferroviario delle merci (CIM) e alle disposizioni dello SMGS. Sebbene la convenzione non imponga specifiche prescrizioni riguardo al tipo di carta, è richiesto che il documento sia stampato in conformità all’originale, utilizzando caratteri neri ben leggibili.
La lettera di vettura deve essere redatta in sei esemplari, ciascuno dei quali svolge una funzione distinta:
- Originale: accompagna fisicamente le merci durante il trasporto.
- Seconda copia: funge da fattura di trasporto.
- Terza copia: duplicato della lettera di vettura, trattenuto dal mittente per mantenere il potere di disposizione sulla merce.
- Quarta copia: nota di consegna, necessaria al destinatario per il ritiro delle merci.
- Quinta copia: nota di arrivo, destinata alle autorità doganali per l’espletamento dei controlli.
- Sesta copia: duplicato della fattura di trasporto, a fini contabili e amministrativi.
Un aspetto peculiare deriva dalla necessità di armonizzare i due sistemi precedentemente in vigore (CIM e SMGS): la terza e la quinta copia del nuovo modello rispecchiano l’ordine tipico della lettera di vettura SMGS, mentre nella versione CIM tali pagine compaiono in ordine inverso.
Per quanto riguarda il profilo linguistico, le descrizioni prestampate dei riquadri possono essere redatte in russo oppure in inglese, francese o tedesco. La lingua utilizzata per l’inserimento delle informazioni da parte degli operatori dipende invece dalla finalità dei dati e dal destinatario delle stesse.
In virtù di tale struttura, la Lettera di Vettura Ferroviaria internazionale non solo assolve la funzione di prova del contratto di trasporto, ma anche quella di documento doganale essenziale, garantendo uniformità procedurale e certezza giuridica nell’ambito del trasporto ferroviario internazionale.
DOCUMENTI SPECIFICI:
Product Declaration for Foodstuffs (Dichiarazione di conformità dei prodotti alimentari)
Documento formale mediante il quale l’importatore attesta di aver regolarmente dichiarato alle competenti autorità vietnamite l’immissione sul mercato di determinati prodotti alimentari. Tale dichiarazione ha l’effetto giuridico di esentare i prodotti stessi dalle ispezioni statali preventive, configurandosi pertanto come condizione necessaria per il loro sdoganamento e, più in generale, per l’ottenimento dell’accesso al mercato vietnamita.
La dichiarazione deve essere predisposta dall’importatore, redatta in lingua vietnamita; è ammesso l’uso di altre lingue, purché accompagnate da una traduzione conforme in vietnamita. Il documento, a pena di inefficacia, deve essere presentato in originale.
Le autorità competenti per la ricezione e la gestione delle dichiarazioni sono:
- Ministero della Salute – Dipartimento di Sicurezza Alimentare, 135 Nui Truc, Giang Vo, Ba Dinh, Hanoi (tel. +84 24 38464489 / 38463702; fax +84 24 38463739);
- Ministero dell’Agricoltura e dell’Ambiente, 10 Ton That Thuyet, Hanoi (tel. +84 24 7956868; fax +84 24 8359221;
- Ministero dell’Industria e del Commercio (MOIT), 54 Hai Ba Trung Street, Hoan Kiem District, Hanoi (tel. +84 24 22202108; fax +84 24 22202525);
Quanto ai termini procedurali, la tempistica varia a seconda della tipologia di prodotto:
- 7 giorni lavorativi per additivi alimentari non registrati, alimenti a fini medici speciali, alimenti destinati a regimi dietetici particolari e prodotti per l’alimentazione infantile fino a 36 mesi;
- 21 giorni lavorativi per gli integratori alimentari (health supplements).
La dichiarazione, una volta rilasciata, ha validità illimitata, salvo diversa disposizione normativa o eventuali aggiornamenti richiesti dalle autorità competenti.
In virtù della sua funzione, la Dichiarazione di Prodotto si configura non solo come atto amministrativo propedeutico all’importazione, ma anche come strumento di certezza giuridica e di conformità regolatoria, garantendo che i prodotti alimentari introdotti sul mercato vietnamita rispettino gli standard di sicurezza e di tutela della salute pubblica.
Import Licence for Alcoholic Beverages (Licenza di importazione per le bevande alcoliche)
La Licenza di Importazione per Bevande Alcoliche costituisce un titolo autorizzatorio di natura amministrativa che conferisce al suo titolare il diritto di importare e di commercializzare bevande alcoliche nel territorio della Repubblica Socialista del Vietnam. Tale documento rappresenta un presupposto giuridico indispensabile sia ai fini dello sdoganamento doganale, sia per l’ottenimento dell’accesso al mercato interno.
La competenza al rilascio è attribuita al Ministero dell’Industria e del Commercio (MOIT), con sede in 54 Hai Ba Trung Street, Hoan Kiem District, Hanoi (tel. +84 24 22202108; fax +84 24 22202525;).
L’istanza di rilascio deve essere presentata dall’importatore, redatta in lingua vietnamita e corredata della documentazione prescritta. La domanda deve essere inoltrata in duplice copia.
La procedura amministrativa prevede un termine ordinario di 15 giorni per l’evasione dell’istanza. È altresì previsto il pagamento di un diritto di segreteria, il cui importo è determinato e aggiornato dall’autorità competente.
La licenza ha una validità quinquennale e può essere oggetto di rinnovo su richiesta dell’interessato. A tal fine, l’istanza di rinnovo deve essere presentata almeno 30 giorni prima della scadenza della registrazione precedente, così da consentire la continuità dell’autorizzazione senza soluzione di continuità nell’attività commerciale.
Sotto il profilo giuridico, la Licenza di Importazione si configura come atto abilitativo soggetto a controllo pubblico, volto a garantire che l’immissione sul mercato di bevande alcoliche avvenga in conformità agli interessi generali di tutela della salute, dell’ordine pubblico e della regolamentazione economica nazionale.
State Quality Inspection of Imported Goods (Controllo di qualità statale delle merci importati)
Alcune categorie di merci importate, identificate dai codici HS 2204.10, 2204.21.11, 2204.21.13, 2204.21.14, 2204.21.21, 2204.21.22, 2204.29.11, 2204.29.12, 2204.29.21, 2204.29.22, 2204.30.10, 2204.30.20, devono essere sottoposte a ispezione statale di qualità presso l’ufficio doganale di entrata, a meno che non sia già stata rilasciata una Dichiarazione di Prodotto per Alimenti (Product Declaration for Foodstuffs) per le stesse merci.
Tale procedimento è necessario per lo sdoganamento doganale e per il rilascio dell’autorizzazione all’accesso al mercato vietnamita, garantendo che i prodotti importati rispettino gli standard di qualità previsti dalla normativa nazionale.
L’autorità competente per la conduzione delle ispezioni di qualità è, in linea generale, il Ministero dell’Industria e del Commercio (MOIT), con sede in 54 Hai Ba Trung Street, Hoan Kiem District, Hanoi (tel. +84 24 22202108; fax +84 24 22202525).
La disposizione normativa mira a garantire la tutela dei consumatori, la conformità dei prodotti agli standard nazionali di qualità e sicurezza, e la corretta applicazione delle procedure doganali in conformità al quadro giuridico vigente.
Free Sale Certificate (Certificato di libera vendita)
Documento ufficiale che attesta che le merci oggetto di esportazione sono liberamente commercializzate nel paese di origine. Tale certificazione ha rilevanza ai fini dello sdoganamento e dell’accesso al mercato del paese importatore e rappresenta, nella prassi, un requisito preliminare per la registrazione di prodotti medicinali e affini, quali cosmetici, pesticidi e determinati prodotti alimentari. Nel caso dei prodotti farmaceutici, il certificato può essere sostituito dal Certificate of a Pharmaceutical Product (CPP).
Generalmente, il documento viene rilasciato da un’autorità competente o da un ente riconosciuto nel paese esportatore, ad esempio la Camera di Commercio.
Il certificato può essere redatto in qualsiasi lingua; tuttavia, si raccomanda di produrre anche una traduzione in inglese, al fine di facilitarne la comprensione da parte delle autorità straniere.
Il contenuto minimo richiesto comprende:
- nome e indirizzo del produttore;
- denominazione e caratteristiche del prodotto;
- luogo e data di emissione;
- firma e timbro dell’autorità o istituzione emittente.
Sotto il profilo giuridico, il Free Sale Certificate funge da garanzia formale della legalità della commercializzazione nel paese di origine e costituisce uno strumento probatorio utile a dimostrare la conformità dei prodotti alle normative nazionali ed internazionali vigenti.
Certificate of Good Manufacturing Practice (Certificato di buone pratiche di fabbricazione)
Il Certificato di Buona Pratica di Fabbricazione attesta formalmente che un sito produttivo e le relative modalità di produzione sono conformi ai requisiti stabiliti dalle Good Manufacturing Practices (GMP). Tale certificazione costituisce un documento essenziale per lo sdoganamento delle merci e per l’accesso al mercato vietnamita, assicurando che i prodotti importati siano realizzati secondo standard di qualità riconosciuti a livello internazionale.
Il certificato è rilasciato dalle autorità competenti del paese esportatore e non è previsto un modello vincolante; tuttavia, deve contenere le informazioni specifiche richieste per i prodotti farmaceutici, come dettagli sul sito produttivo e sui processi adottati. Si segnala che, per altre categorie di prodotti, potrebbero essere richieste informazioni aggiuntive o differenti.
Il documento può essere redatto in qualsiasi lingua, ma si raccomanda vivamente di fornire una traduzione in inglese o vietnamita, al fine di facilitarne la validazione da parte delle autorità vietnamite.
Per ulteriori chiarimenti o informazioni operative, è possibile contattare il Ministero della Salute del Vietnam: 138A Giang Vo, Ba Dinh, Hanoi; telefono: +84 24 62732273; fax: +84 24 38464051.
Dal punto di vista giuridico, il Certificato GMP funge da prova ufficiale della conformità produttiva e costituisce uno strumento fondamentale per garantire la sicurezza, qualità e tracciabilità dei prodotti immessi nel mercato internazionale, tutelando sia gli operatori commerciali sia i consumatori finali.
Declaration of Conformity (Dichiarazione di conformità)
La Dichiarazione di Conformità è il documento con cui il produttore attesta che i prodotti e le merci classificati come prodotti e beni di gruppo II, ossia potenzialmente in grado di comportare rischi per la sicurezza, sono conformi agli standard vietnamiti applicabili.
Tale dichiarazione è obbligatoria ai fini dello sdoganamento e per l’ottenimento dell’accesso al mercato vietnamita, costituendo una garanzia giuridica e tecnica del rispetto delle normative locali in materia di sicurezza dei prodotti.
La dichiarazione deve essere predisposta dal produttore dei beni, e può essere redatta in qualsiasi lingua; tuttavia, è fortemente raccomandata la produzione di una traduzione in lingua vietnamita, così da facilitarne la verifica da parte delle autorità competenti.
Le autorità competenti in Vietnam responsabili della valutazione e accettazione della Dichiarazione di Conformità sono:
- Ministero dei Trasporti, 80 Tran Hung Dao St, Hoan Kiem District, Hanoi (tel. +84 24 39422079; fax +84 24 39421436);
- Ministero dell’Industria e del Commercio (MOIT), 54 Hai Ba Trung Street, Hoan Kiem District, Hanoi (tel. +84 24 22202108; fax +84 24 22202525).
Dal punto di vista giuridico, la Dichiarazione di Conformità funge da atto di responsabilità del produttore, attestando il rispetto delle norme di sicurezza vietnamite e costituendo una condizione preliminare per la libera immissione delle merci nel mercato. Essa rappresenta altresì uno strumento di tutela per i consumatori, riducendo il rischio di incidenti legati all’uso dei prodotti e rafforzando la compliance normativa degli operatori economici.