PROCEDURE PER L'ESPORTAZIONE

DOCUMENTI GENERICI:

• Manifest (Manifesto)
• Deposit Slip (Bollettino di deposito)
• Import Declaration Form (Modulo di dichiarazione di importazione)
• Customs Import Declaration (Dichiarazione doganale di importazione)
• Declaration of Dutiable Value (Dichiarazione del valore imponibile)
• Commercial Invoice (Fattura commerciale)
• Pro Forma Invoice (Fattura pro-forma)
• Landing Certificate (Certificato di sbarco)
• Packing List (Lista di imballagio)
• Certificate of Non-Preferential Origin
• Unique Consignment Reference (Riferimento unico della spedizione)
• Air Waybill (Lettera di trasporto aereo)
• Bill of Lading (Polizza di carico)
• Personal Identification Number (PIN) Certificate (Certificato del numero identificativo del personale)
• Importer Code (Codice importatore)

DOCUMENTI SPECIFICI:

• Certificate of Conformity (Certificato di conformità)
• PVoC Registration (Registrazione PVoC)
• PVoC Licence (Licenza PVoC)
• Licence to Import Alcoholic Beverages (Licenza per l’importazione di bevande alcoliche)

DOCUMENTI GENERICI:

Manifest (Manifesto)

Documento che notifica alle autorità l'arrivo di un aeromobile, una nave o un veicolo e che riassume le merci caricate a bordo. È obbligatorio e non dipende dallo scopo specifico dell'arrivo. È richiesto per lo sdoganamento e la sorveglianza portuale o aeroportuale. Il documento è anche un prerequisito per la dichiarazione doganale di importazione.

L'autorità competente in Kenya è la Kenya Revenue Authority (KRA), Times Tower, Haile Selassie Avenue, P.O. Box 48240, 00100 KE-Nairobi, numeri di telefono: +254 20 4999999, 711 099999, sito web: https://www.kra.go.ke.

Da compilare manualmente o elettronicamente in inglese dallo spedizioniere o dal suo agente. Le dichiarazioni manuali devono essere compilate sul modulo riportato di seguito e presentate al funzionario doganale competente al porto di entrata. Le dichiarazioni elettroniche devono essere inserite tramite il Sistema integrato di gestione doganale (iCMS). Per le dichiarazioni elettroniche è necessaria una registrazione preventiva. Il manifesto deve essere presentato entro 24 ore dall'arrivo di un aeromobile, una nave o un veicolo. Valido solo per una singola importazione.

Deposit Slip (Bollettino di deposito)

Documento che attesta che il portatore ha versato un deposito pari al 2,25% del valore CIF delle merci da importare, con un minimo di 5.000 KES, per il modulo di dichiarazione di importazione (IDF). Deve essere presentato al momento dello sdoganamento.

La ricevuta di deposito deve essere compilata dall'importatore al momento del pagamento della tassa di deposito IDF presso una delle filiali locali della Banca Nazionale del Kenya. Per ulteriori dettagli, contattare la sede centrale della Banca Nazionale del Kenya, Harambee Avenue, P.O. Box 72866, 00200 KE-Nairobi, numeri di telefono: +254 20 2828900, 703 088900, 732 118900.

L'importatore o un suo rappresentante deve presentarsi presso la filiale più vicina della Banca Nazionale del Kenya per versare il deposito. Non sono previste spese di gestione.

Import Declaration Form (Modulo di dichiarazione di importazione)

Documento che consente l'importazione di merci in Kenya. È richiesto per tutte le importazioni, in particolare quelle pagate in valuta estera. Il documento è un prerequisito per la dichiarazione doganale di importazione. Richiesto per la sorveglianza doganale e l'accesso al mercato.

Le autorità competenti per la procedura sono le seguenti:

• Kenya Revenue Authority (KRA), Times Tower, Haile Selassie Avenue, P.O. Box 48240, 00100 KE-Nairobi, numeri di telefono: +254 20 4999999, 711 099999, sito web: https://www.kra.go.ke
• sede della Banca Nazionale del Kenya, Harambee Avenue, P.O. Box 72866, 00200 KE-Nairobi, numeri di telefono: +254 20 2828900, 703 088900, 732 118900.

La KRA effettuerà una verifica dei documenti per quanto riguarda la completezza e l'accuratezza, la descrizione delle merci, il valore dichiarato e l'autenticazione del numero di identificazione personale (PIN). I dati del modulo elettronico di dichiarazione di importazione (IDF) saranno quindi inoltrati all'ufficio nazionale di verifica della conformità pre-esportazione nel paese di esportazione nei casi in cui l'esportatore non presenti una richiesta di certificazione.

Da presentare tramite il Sistema integrato di gestione doganale (iCMS). È richiesta una registrazione preventiva. Il tempo di elaborazione è di massimo tre giorni. La domanda iniziale è gratuita. Tuttavia, l'importatore deve pagare una tassa di deposito IDF pari al 3,5% del valore in dogana delle merci importate. Per le materie prime utilizzate dai produttori locali o per i prodotti il cui valore in dogana è aumentato. Valido per una sola spedizione entro un periodo di tre mesi.

 

Customs Import Declaration (Dichiarazione doganale di importazione)

Per procedere allo sdoganamento di qualsiasi tipologia di merce in Kenya è necessario compilare un apposito modulo ufficiale, che rappresenta la dichiarazione doganale obbligatoria.

L’autorità competente è la Kenya Revenue Authority (KRA), con sede principale presso il Times Tower, Haile Selassie Avenue, Nairobi (P.O. Box 48240, 00100). Contatti: telefono +254 20 4999999, +254 711 099999, sito web www.kra.go.ke.

La dichiarazione deve essere predisposta dall’importatore oppure da un agente doganale autorizzato (clearing and forwarding agent), titolare di apposita licenza (vedi documento “Customs Agent’s Licence”).

La procedura è interamente digitale: il modulo deve essere trasmesso tramite il sistema informatico doganale Integrated Customs Management System (iCMS), previa registrazione dell’operatore.

La compilazione è richiesta in lingua inglese e non è previsto alcun costo amministrativo per l’elaborazione della pratica.

 

Declaration of Dutiable Value (Dichiarazione del valore imponibile) 

Documento contenente tutte le informazioni necessarie per la valutazione del valore imponibile di una spedizione. Richiesto per lo sdoganamento. Da compilare in inglese dall'importatore. Da presentare in duplice copia. Non è prevista alcuna commissione di elaborazione. 

Commercial Invoice (Fattura commerciale) 

Documento contenente i dettagli della transazione. Necessario per lo sdoganamento. Non è richiesto alcun modulo specifico. Deve essere redatto dall'importatore in un formato accettato a livello internazionale. La fattura può essere redatta in qualsiasi lingua. Tuttavia, si consiglia una traduzione in inglese. Da presentare in triplice copia. 

Pro Forma Invoice (Fattura pro-forma) 

Documento contenente i dettagli della transazione redatto prima della fatturazione vera e propria e in aggiunta alla fattura commerciale. Richiesto ai fini della PVoC (Pre-Export Verification of Conformity, verifica di conformità pre-esportazione). Non è richiesto alcun modulo specifico. La fattura proforma contiene solitamente le stesse informazioni della fattura commerciale definitiva, ma può essere più concisa. I dettagli aggiuntivi resi noti solo nel corso della spedizione o dopo aver espletato determinate procedure di richiesta saranno inclusi nella fattura commerciale. 

Landing Certificate (Certificato di sbarco)

Documento che attesta che le merci importate sono state scaricate sotto controllo doganale nel porto di arrivo. Richiesto per la sorveglianza doganale.  Rilasciato in inglese dal funzionario doganale responsabile. È possibile contattare l'Autorità fiscale del Kenya (KRA).

Packing List (Lista di imballagio)

Documento contenente i dettagli della spedizione e che funge da base per il trattamento doganale delle merci. Il documento è un prerequisito per le procedure nell'ambito della verifica di conformità pre-esportazione (PVoC), ad esempio per il rilascio di un certificato PVoC. Può essere richiesto anche per lo sdoganamento di altri tipi di merci. Se la fattura commerciale contiene tutte le specifiche solitamente incluse in una lista di imballaggio, non è necessaria una lista di imballaggio separata. Non è richiesto alcun modulo specifico.

La lista di imballaggio deve essere redatta dall'esportatore in inglese secondo le consuetudini commerciali, includendo i dettagli del contenuto dei colli, la descrizione delle merci, i marchi e i numeri. Da presentare in triplice copia.

Unique Consignment Reference (Riferimento unico della spedizione)

Documento che certifica che il suo portatore dispone di un Riferimento unico della spedizione (UCR). Il documento è un prerequisito per il Modulo di dichiarazione di importazione (IDF). Richiesto per lo sdoganamento.

L'UCR deve essere richiesto dall'importatore presso la Kenya Trade Network Agency (KenTrade), Embankment Plaza, 1° piano, Longonot Road, Upper Hill, P.O. Box 36943, 00200 KE-Nairobi, numero di telefono: +254 2 4965000.

L'interfaccia per la richiesta elettronica deve essere compilata in inglese.

Da presentare online tramite il sistema nazionale unico elettronico del Kenya (KNESWS) denominato “KenyaTradeNet System”. Per poter accedere al KNESWS, gli importatori devono registrarsi sul seguente sito web: https://tfp.kenyatradenet.go.ke.

Non sono previste spese di elaborazione. Valido solo per una singola spedizione.

Air Waybill (Lettera di trasporto aereo)

Documento contenente i dettagli del trasporto internazionale di merci per via aerea e che attesta il contratto di trasporto tra il mittente e la compagnia di trasporto. Necessario per lo sdoganamento. Deve essere redatto dal vettore o dal suo agente. Non è richiesto un modulo specifico, a condizione che il documento sia conforme alle convenzioni applicabili in materia di forma e contenuto, il che nella pratica porta a una standardizzazione su larga scala dei moduli utilizzati. Solitamente redatto in inglese.

La lettera di trasporto aereo è costituita da una serie di moduli, tre dei quali sono originali e gli altri sono copie. Il primo originale, solitamente di colore verde, è conservato dal vettore, il secondo (rosso) è destinato al destinatario e il terzo (blu) è a disposizione del mittente. Il quarto modulo (copia), solitamente di colore giallo, è una ricevuta di consegna, mentre le copie aggiuntive, solitamente di colore bianco, possono essere richieste negli aeroporti di partenza e di destinazione e, in alcuni casi, per ulteriori vettori o agenti di trasporto. Una lettera di trasporto aereo può essere utilizzata per il trasbordo multiplo di merci.

Bill of Lading (Polizza di carico)

Documento contenente i dettagli del trasporto internazionale di merci via mare. Serve come prova di ricezione delle merci da parte del vettore. Inoltre, funge da contratto di trasporto che obbliga il vettore a consegnare le merci al destinatario. La polizza di carico è un documento di titolo di proprietà delle merci, pertanto il suo portatore è il proprietario delle merci. Se le merci vengono spedite via mare senza un documento di titolo di proprietà, viene utilizzata invece una polizza di carico marittima.

Necessario per lo sdoganamento. Deve essere preparato dal vettore o dal suo agente come polizza di carico pulita o sporca. Non è richiesta una forma specifica, a condizione che il documento corrisponda alle convenzioni applicabili sia per la forma che per il contenuto, il che in pratica porta a una standardizzazione su larga scala dei moduli utilizzati.

Solitamente emesso in inglese. Di norma vengono emesse tre copie complete della polizza di carico, ciascuna contenente un originale e diverse copie. La polizza di carico pulita attesta che le merci sono state ricevute in apparente buono stato, mentre la polizza di carico sporca indica che le merci ricevute sono danneggiate o in cattivo stato (“g.b.o.”). Se viene emessa una polizza di carico sporca, la banca finanziatrice può rifiutare di accettare i documenti del mittente.

Personal Identification Number (PIN) Certificate (Certificato del numero identificativo del personale)

Documento che attesta che il titolare è registrato presso l'Autorità fiscale del Kenya (KRA) e ha successivamente ottenuto un numero di identificazione personale (PIN). Richiesto per lo sdoganamento. È inoltre un prerequisito per varie transazioni commerciali e registrazioni.

Il certificato deve essere richiesto dall'importatore presso la Kenya Revenue Authority (KRA), Times Tower, P.O. Box 48240, 00100 KE-Nairobi, numeri di telefono: +254 20 4999999, 711 099999, sito web: https://www.kra.go.ke.

La domanda deve essere compilata in inglese. Non è richiesto alcun modulo cartaceo specifico. Di norma, la domanda deve essere presentata elettronicamente tramite il portale dei servizi online iTax della KRA all'indirizzo: https://itax.kra.go.ke/KRA-Portal, compilando l'interfaccia elettronica (si veda di seguito un esempio della prima schermata di inserimento) o caricando il modulo di domanda in formato Excel o ODS.

I tempi di elaborazione sono stabiliti dall'autorità. Non sono previste spese di elaborazione. Il periodo di validità non è specificato.

Importer Code (Codice importatore)

Documento che certifica che il suo titolare è registrato presso il Dipartimento dei servizi doganali dell'Autorità fiscale del Kenya (KRA). La KRA fornirà un codice individuale, che dovrà essere utilizzato per tutte le operazioni di importazione.

Richiesto per lo sdoganamento. Il codice deve essere richiesto dall'importatore recandosi personalmente presso il Dipartimento dei servizi doganali di una delle filiali della KRA

I tempi di elaborazione, le tariffe e il periodo di validità non sono specificati.

• Documenti da presentare:
  • Certificato con numero di identificazione personale (PIN)

DOCUMENTI SPECIFICI:

Certificate of Conformity (Certificato di conformità)

Documento che attesta che le merci soggette a Pre-Export Verification of Conformity (PVoC) sono state ispezionate e certificate. Il certificato viene rilasciato al termine della procedura denominata Route A e può essere indicato anche come Certificato di Conformità (CoC).

Il CoC è obbligatorio per lo sdoganamento delle merci.

Procedura di rilascio

Il certificato deve essere inviato dall’esportatore all’ufficio PVoC più vicino nel Paese di esportazione. Il Kenya Bureau of Standards (KEBS) ha nominato società di ispezione autorizzate a gestire le procedure PVoC secondo il manuale attuale. Gli esportatori possono consultare i siti web delle società di ispezione per verificare i Paesi e le zone di competenza, e contattare direttamente l’ufficio della società nel Paese di esportazione per avviare la verifica di conformità.

In alternativa, il KEBS può trasmettere elettronicamente i dati della Import Declaration Form (IDF) dell’importatore all’ufficio PVoC competente. L’esportatore deve proporre una data e un luogo per l’ispezione e, se necessario, indicare se è richiesta la registrazione del prodotto (Route B – PVoC Registration) o il rilascio di una licenza (Route C – PVoC Licence).

Modalità di presentazione

Il certificato deve essere presentato in originale; alcune società di ispezione accettano anche la trasmissione elettronica tramite il loro portale web.

Tempi e costi

• I tempi di elaborazione non sono definiti.
• La tariffa standard è lo 0,60% del valore FOB delle merci, con un minimo di 265 USD e un massimo di 2.700 USD, comprendente verifica documentale e ispezione visiva.
• Eventuali costi aggiuntivi, come test di laboratorio, campionamento di spedizioni bulk, re-ispezioni o altre spese sostenute durante la presentazione della merce, sono a carico dell’esportatore.
• Per veicoli usati, la tariffa di ispezione varia tra 155 e 250 USD, a seconda del Paese di esportazione.
• Per macchinari mobili e pezzi di ricambio usati, la tariffa è dello 0,5% del valore della merce, con un minimo di 265 USD e un massimo di 2.700 USD per unità o spedizione.

Validità del certificato

Il CoC ha validità solo per una singola spedizione.
Se la merce non risulta conforme, al posto del certificato verrà emesso un Non Conformity Report (NCR) o un Uncompleted Process Report (UPR).

PVoC Registration (Registrazione PVoC)

Documento che certifica che il titolare ha registrato i propri prodotti presso uno dei Centri di Registrazione e Licenza PVoC (Pre-Export Verification of Conformity) e che tali prodotti sono conformi agli standard keniani applicabili o agli standard internazionali equivalenti approvati.

Questo metodo di registrazione, noto anche come Route B, è particolarmente indicato per esportatori frequenti di prodotti omogenei. La procedura si basa su una valutazione del rischio, che può includere la revisione documentale, l’ispezione e i test di laboratorio.

In caso di esportazioni ripetute, la PVoC Registration può costituire un requisito preliminare per ottenere il Certificate for PVoC.

Procedura di registrazione

L’esportatore, sia esso commerciante o produttore, deve presentare una autodichiarazione di conformità agli standard keniani o agli standard internazionali equivalenti presso il fornitore di servizi di ispezione accreditato, come specificato nel manuale PVoC aggiornato. La scelta del fornitore dipende dalla località dell’esportatore e dalla tipologia di prodotto.

Modalità di presentazione

Il documento deve essere presentato in originale, ma alcune società di ispezione accettano anche la trasmissione elettronica tramite il loro portale web.

Tempi e costi

• I tempi di elaborazione variano in base al prodotto da esportare.
• La tariffa è pari allo 0,55% del valore FOB della merce, con un minimo di 265 USD e un massimo di 2.700 USD. La tariffa copre la verifica documentale e l’ispezione visiva.
• Eventuali costi aggiuntivi, come test di laboratorio, registrazione, campionamento di spedizioni bulk, re-ispezioni o altre spese durante la presentazione della merce, sono a carico dell’esportatore.

Validità

La registrazione PVoC ha una validità di un anno, dopo la quale deve essere rinnovata.

PVoC Licence (Licenza PVoC)

Documento che certifica che il titolare ha ottenuto la licenza dei propri prodotti presso uno dei Centri di Registrazione e Licenza PVoC (Pre-Export Verification of Conformity) e che tali prodotti sono conformi agli standard keniani applicabili o agli standard internazionali equivalenti approvati.

Questo metodo di licenza, noto anche come Route C, è indicato principalmente per i produttori che hanno già registrato i loro prodotti tramite Route B e che hanno dimostrato una conformità costante ai requisiti di spedizione. La procedura si basa su:

• Audit di fabbrica,
• Ispezioni casuali,
• Revisione finale dei documenti.

In caso di esportazioni frequenti, la PVoC Licence può costituire un requisito preliminare per ottenere il Certificate for PVoC.

Procedura di richiesta

Il produttore, distributore o proprietario del marchio deve presentare una autodichiarazione di conformità agli standard keniani o internazionali equivalenti presso il fornitore di servizi di ispezione accreditato, secondo quanto stabilito dal manuale PVoC aggiornato. La scelta del fornitore dipende dalla località dell’esportatore e dalla tipologia di prodotto.

Modalità di presentazione

Il documento deve essere presentato in originale, anche se alcune società di ispezione accettano l’invio elettronico tramite il loro portale web.

Tempi e costi

• Il tempo di elaborazione sotto Route C è solitamente di 24 ore dal momento in cui la documentazione completa viene ricevuta.
• La tariffa standard è pari allo 0,35% del valore FOB della merce, con un minimo di 265 USD e un massimo di 2.700 USD. La tariffa copre la verifica documentale e l’ispezione visiva.
• Eventuali costi aggiuntivi, come test di laboratorio, licenze del produttore, campionamento di spedizioni bulk, re-ispezioni o altre spese sostenute durante la presentazione della merce, sono a carico dell’esportatore.

Validità

La licenza PVoC ha una validità di tre anni, dopo la quale deve essere rinnovata.

Licence to Import Alcoholic Beverages (Licenza per l’importazione di bevande alcoliche)

Documento che attesta che il titolare è autorizzato a importare bevande alcoliche. Richiesto per lo sdoganamento.

La licenza deve essere richiesta dall'importatore presso l'ufficio distrettuale dell'Autorità nazionale per la campagna contro l'abuso di alcol e droghe (NACADA) nel distretto in cui ha sede l'azienda. L'autorità citata può essere contattata come segue: Autorità Nazionale per la Campagna contro l'Abuso di Alcol e Droghe (NACADA), NSSF Buildung, 18° piano, ala est, blocco A, casella postale 10774, 00100 KE-Nairobi, numero di telefono: +254 20 2721997. Il modulo di domanda deve essere compilato in inglese. Da presentare in originale. Il tempo di elaborazione è di un mese. La tassa di elaborazione non è specificata. È prevista una tassa di licenza che varia da 250.000 KES a 1.000.000 KES, a seconda della quantità di alcol da importare. Il periodo di validità è di un anno. La data di scadenza è indicata sulla licenza rilasciata.