Distruzione di carte valori e stampati a rigoroso rendiconto.

Pervengono a questo ufficio richieste di autorizzazione alla distruzione di carte valori e stampati a rigoroso rendiconto giacenti presso uffici pubblici.

Si rammenta che, con circolare n. 30989 del 12 marzo 2008, emanata ai sensi dell’art. 68 delle istruzioni di vigilanza e controllo di cui al D.m. 4 agosto 2003 e successive modificazioni, lo scrivente ufficio ha autorizzato le amministrazioni in indirizzo a operare, in via preventiva e permanente, la distruzione in loco di carte valori e di stampati a rigoroso rendiconto, comunque inservibili, mediante macerazione, incenerimento, triturazione o altro sistema ritenuto idoneo.

Nella medesima circolare, è stato inoltre previsto che di dette distruzioni sia redatto apposito verbale sottoscritto da tutti i presenti alle relative operazioni, da conservarsi agli atti per cinque anni.

Ciò premesso, a integrazione della circolare n. 30989, si precisa che, ai fini di una verifica complessiva dei profili di efficienza del sistema, copia del verbale di distruzione dovrà essere inviata (entro e non oltre 15 giorni dall’esecuzione dell’operazione di distruzione) al seguente indirizzo:

Ministero dell’Economia e delle finanze Dipartimento del Tesoro Direzione VI

Ufficio X - Servizio ispettorato carte valori c/o IPZS, via Salaria 712, 00138 Roma

Resta invariata la possibilità di incaricare questo servizio ispettorato carte valori della distruzione di ingenti quantitativi di carte valori, avvalendosi dell’istituto poligrafico e zecca del- lo Stato spa, con oneri a carico delle amministrazioni presso cui risultano giacenti stampati considerati inservibili.

Per quanto concerne specificamente le distruzioni di passaporti, permessi di soggiorno, carte di identità, e in generale di tutti i documenti di identità e/o riconoscimento, sia cartacei che elettronici, si fa presente che, per evidenti ragioni di sicurezza connesse alla circolazione di tali tipologie di documenti, è necessario che, nei relativi verbali di distruzione sia data espressa indicazione, oltre che degli esatti quantitativi di documenti di identità e/o riconoscimento che vengono distrutti, anche della serie alfanumerica atta a identificarli individualmente.