Manuale dell’Organismo pagatore AGEA per la gestione del fascicolo aziendale a seguito di provvedimenti di revoca o di sospensione nei confronti del CAA o di singoli sportelli territoriali.

A Tutti i CAA

LL.SS.

Agli Uffici dell’OP Agea

SEDE

A S.I.N. s.p.a.

Via Curtatone, 4/D

00185 ROMA

Il Decreto del Ministro delle Politiche Agricole, Alimentari e Forestali del 27 marzo 2008 e successive modifiche e integrazioni disciplina il riconoscimento e l’operatività dei Centri di Assistenza Agricola (CAA) nei rapporti con gli Organismi pagatori, stabilendo nell’assetto delle competenze, in ossequio a quanto previsto dall’articolo 3-bis del decreto legislativo 27 maggio 1999, n. 165, che il riconoscimento sia effettuato con atto della Regione competente e che i rapporti con l’Organismo pagatore siano regolati da apposita convenzione.

La Regione e l’Organismo pagatore competenti, inoltre, esercitano, ciascuno nell’ambito della propria responsabilità, la vigilanza sul CAA riconosciuto e sulla sua attività. L’esercizio della vigilanza può dar luogo, nei casi più gravi, a provvedimenti regionali di revoca del riconoscimento, ovvero a provvedimenti dell’Organismo pagatore di risoluzione della convenzione in danno del CAA. In esito ai controlli di II livello disposti dall’Agenzia, inoltre, può essere stabilita la sospensione dell’operatività di uno o più sportelli territoriali.

Nello specifico, l’eventuale adozione di un provvedimento di revoca del riconoscimento da parte della Regione determina la risoluzione della convenzione a totale danno del CAA.

Nel quadro descritto, il presente manuale definisce le procedure da applicare per assicurare la migliore tutela in favore dei produttori/Aziende interessati nel caso di provvedimenti di revoca e di risoluzione adottati come sopra specificato nei confronti del CAA di appartenenza, nonché nei casi di sospensione dell’operatività di uno o più sportelli territoriali. A) Provvedimenti regionali di revoca del riconoscimento:

1. Qualora un CAA sia oggetto di provvedimenti di revoca del riconoscimento - da parte della Regione competente - ad operare quale Centro di Assistenza Agricola, i mandati acquisiti ai sensi dell’art. 14 del D.M. 27 marzo 2008 e successive modifiche e integrazioni sono considerati estinti dalla data del provvedimento di revoca.

2. Nei casi di cui al punto 1, l’AGEA provvede alla chiusura dei mandati sul sistema informatico SIAN all’atto di notifica del provvedimento di revoca emanato dalla Regione competente. Il CAA interessato dal provvedimento in questione rimane comunque obbligato alla conservazione dei fascicoli aziendali dei produttori associati, fino al trasferimento della competenza sui medesimi presso altro CAA ovvero presso l’AGEA a norma dei punti seguenti.

3. Nei casi di cui al punto 1, la garanzia di cui all’articolo 5 del D.M. 27 marzo 2008, sopra citato, resta valida ed operante nei confronti dell’AGEA fino al completamento delle verifiche di cui al punto 4 nonché degli ulteriori controlli eventualmente disposti dall’AGEA in relazione alle circostanze specifiche che hanno determinato la revoca, sia a copertura dei danni diretti ed indiretti eventualmente provocati dal CAA interessato nello svolgimento dell’attività che ai fini della risoluzione della convenzione in danno del CAA medesimo.

4. Al fine di garantire ai produttori/Aziende interessati il regolare svolgimento dell’iter dei procedimenti amministrativi connessi ai propri fascicoli aziendali, il nuovo mandato eventualmente conferito ad un CAA riconosciuto da un produttore già associato al CAA oggetto del provvedimento di revoca ha effetto immediato. Il nuovo CAA acquisisce la documentazione costituente il fascicolo aziendale del produttore interessato e ne verifica la rispondenza con quella risultante nel SIAN. In caso di discordanza provvede a richiedere al produttore gli elementi di integrazione. Completata la verifica suddetta, il nuovo CAA diviene responsabile del successivo utilizzo della documentazione in questione nell’ambito dei procedimenti amministrativi dallo stesso CAA curati.

5. Qualora per effetto dell’estinzione dei mandati di cui al punto 1 un produttore venga a trovarsi senza specifico mandato conferito ad altro CAA come specificato al punto 4, è considerato produttore in proprio associato direttamente all’Organismo pagatore AGEA. In tale caso, lo stesso produttore deve provvedere a trasmettere all’Organismo pagatore tutta la documentazione contenuta nel proprio fascicolo relativa ai cinque anni precedenti; in difetto, l’AGEA provvede alla sospensione dell’operatività del fascicolo sino a quando la posizione di detto produttore non sarà regolarizzata.

 B)  Provvedimenti dell’AGEA di risoluzione della convenzione:

1. Qualora un CAA sia oggetto di un provvedimento di risoluzione della convenzione con l’OP AGEA, i mandati acquisiti ai sensi dell’art. 14 del Decreto del Ministro delle Politiche Agricole, Alimentari e Forestali del 27 marzo 2008 e successive modifiche e integrazioni sono considerati estinti dalla data del provvedimento di risoluzione.

2. Nei casi di cui al punto 1, l’AGEA provvede alla chiusura dei mandati sul sistema informatico SIAN contestualmente al provvedimento in questione. Il CAA interessato rimane comunque obbligato alla conservazione dei fascicoli aziendali dei produttori associati, fino al trasferimento della competenza sui medesimi presso altro CAA ovvero presso l’AGEA a norma dei punti seguenti.

3. Nei casi di cui al punto 1, la garanzia di cui all’articolo 5 del D.M. 27 marzo 2008 sopra citato, richiamata dall’articolo 13 e dall’articolo 9, comma 16, della convenzione in essere, resta valida ed operante nei confronti dell’AGEA fino al completamento dei controlli di cui al punto 4 nonché degli ulteriori controlli eventualmente disposti dall’AGEA in relazione alle circostanze specifiche che hanno determinato la risoluzione, sia a copertura dei danni diretti ed indiretti eventualmente provocati dal CAA interessato nello svolgimento dell’attività che ai fini dell’imputazione al CAA medesimo della responsabilità della risoluzione della convenzione.

4. Al fine di garantire ai produttori/Aziende interessati il regolare svolgimento dell’iter dei procedimenti amministrativi connessi ai propri fascicoli aziendali, il nuovo mandato eventualmente conferito ad un CAA riconosciuto da un produttore già associato al CAA oggetto del provvedimento di cui al punto 1 ha effetto immediato. Il nuovo CAA acquisisce la documentazione costituente il fascicolo aziendale del produttore interessato e ne verifica la rispondenza con quella risultante nel SIAN. In caso di discordanza provvede a richiedere al produttore gli elementi di integrazione. Completata la verifica suddetta, il nuovo CAA diviene responsabile del successivo utilizzo della documentazione in questione nell’ambito dei procedimenti amministrativi dallo stesso CAA curati.

5. Qualora per effetto dell’estinzione dei mandati di cui al punto 1 un produttore venga a trovarsi senza specifico mandato conferito ad altro CAA come specificato al punto 4, è considerato produttore in proprio associato direttamente all’Organismo pagatore AGEA. In tale caso, lo stesso produttore deve provvedere a trasmettere all’Organismo pagatore AGEA tutta la documentazione contenuta nel proprio fascicolo relativa ai cinque anni precedenti; in difetto, l’AGEA provvede alla sospensione dell’operatività del fascicolo sino a quando la posizione di detto produttore non sarà regolarizzata.

C)  Sospensione dell’operatività di una o più sedi CAA

1. Qualora in esito ai controlli svolti dall’Agenzia sull’attività degli sportelli territoriali dei CAA emergano situazioni da cui derivi la sospensione dell’operatività di una o più sedi del CAA assoggettato ai controlli, il CAA nazionale adotta, a sua cura e spese, le misure necessarie alla salvaguardia degli agricoltori mandatari il cui fascicolo è gestito dagli sportelli territoriali sospesi. In ogni caso, i fascicoli in questione sono trasferiti presso altre sedi del medesimo CAA, sempre a sua cura e spese. In relazione alla specificità delle risultanze dei controlli, l’AGEA può definire apposite procedure di salvaguardia. In carenza di adeguamento alle indicazioni operative fornite dall’AGEA o alle procedure di salvaguardia, può essere attivata la procedura di risoluzione della convenzione di cui alla precedente lettera B).

D)  Regole generali

1. Nei casi di cui alle precedenti lettere A) e B), qualora venga conferito un nuovo mandato ad altro CAA, ovvero il produttore sia associato direttamente all’Organismo pagatore AGEA, il CAA mandatario precedente garantisce, su specifica richiesta scritta, la restituzione entro trenta giorni del fascicolo cartaceo al produttore o ad un suo procuratore speciale con procura notarile. Il medesimo CAA deve trattenere copia di tutta la documentazione contenuta nel fascicolo aziendale del produttore interessato, ferma restando l’immutata validità probatoria delle informazioni risultanti nel SIAN e contenute nel fascicolo elettronico.

2. Fermo restando quanto specificato alle lettere A) e B), previa autorizzazione specifica dell’AGEA, da concedersi in casi eccezionali al fine di minimizzare le difficoltà dei produttori interessati nello svolgimento dell’iter delle pratiche connesse al proprio fascicolo aziendale, salva comunque la libera disposizione dei produttori medesimi, è possibile la gestione massiva dei trasferimenti di mandato, sulla base di un accordo generale tra il CAA oggetto dei provvedimenti di revoca o di risoluzione ed uno o più CAA riconosciuti. Anche in questo caso si applicano le disposizioni sopra stabilite in materia di trasferimento di mandato ad altro CAA e di produttore in proprio. Resta in ogni caso l’obbligo, a carico del nuovo CAA, di acquisire formale mandato dai produttori i cui fascicoli sono stati oggetto di trasferimento con modalità massiva, antecedentemente alla prima gestione documentale o informatica dei fascicoli trasferiti.

3. Qualora in esito alle procedure di cui alle precedenti lettere A) e B) si riscontrino fascicoli per i quali non sia stato conferito mandato ad altro CAA, ovvero che non siano passati direttamente alla gestione dell’Organismo pagatore AGEA, l’Agenzia provvede alla sospensione dell’operatività dei fascicoli in questione. Ai fini della riattivazione, i produttori interessati dovranno provvedere a ricostituire tutta la documentazione già contenuta nel proprio fascicolo relativa ai cinque anni precedenti, come risulta dalle informazioni contenute nel fascicolo elettronico. Tale ricostituzione può essere effettuata presso un nuovo CAA mandatario ovvero presso la stessa AGEA. Si seguono, in tali casi, le procedure di cui ai punti 4 e 5 delle precedenti lettere A) e B). Le medesime procedure si applicano, mutatis mutandis, nel caso di cui alla lettera C) per quanto riguarda i fascicoli che non siano pervenuti alla nuova sede designata dal CAA interessato.

4. Per tutto quanto non disciplinato dal presente manuale, si applicano le disposizioni degli articoli 1703 e seguenti del codice civile in materia di mandato.

                 Maurizio Salvi